Em mais um episódio do ConstrueCast, o Podcast HUB da Construção Civil, debatemos temas importantes e pertinentes às áreas da Construção, Indústria e Arquitetura. Dessa vez, contamos com Robinson Sakata, como nosso convidado especial!
Palestrante, fundador da Atakas consultoria e professor de Pós-graduação na Universidade Presbiteriana Mackenzie.o profissional trouxe à tona temas como o PMO, técnicas para gestão de projetos e ADKAR. Continue acompanhando este artigo para saber mais sobre o que foi falado no nosso bate-papo!
O que é PMO (Project Management Office)
Sakata brilhantemente explicou que PMO é uma sigla em inglês, que significa Project Management Office e que representa um escritório de projetos. Ele se caracteriza por um departamento ou entidade dentro da empresa, que atua de forma imparcial, amparando os gerentes de projetos. Essa sigla, entretanto, também significa Project Management Officer, quando se trata do profissional que atua na área.
Como são feitas as etapas/processos de uma Gestão de Projetos na Atakas.
Sakata foi perguntado a respeito das etapas da consultoria da Atakas. Ao que ele explicou, a gestão de projetos começa com a avaliação das necessidades de um empreendimento que tem começo, meio e fim, no qual o cliente precisa de apoio à gestão, para adotar estratégias precisas.
Na prática, é preciso treinar a equipe para produção de cronograma, acompanhamento, report. Em alguns casos, é necessário um Project Management Office apartado, para monitoramento e controle de forma imparcial.
Entretanto, há empresas que demandam uma gestão de processos, para otimizar os seus. Por exemplo, identificar gargalos ou aumentar a performance da sua esteira. Além disso, a necessidade da empresa pode ser aumentar a produtividade, reduzir riscos, movimentar a planta de fábrica de uma cidade para outra, investir em construção, aumentar a escala de produção, dentre outros.
A empresa Atakas faz um trabalho estruturado, aplicando a gestão de processos por meio da gestão de projetos. Isso porque os projetos servem para a criação de estratégias para melhoria de processos.
Nos projetos estão inclusos treinamentos e transmissão de conhecimento que se concentre nos processos, ou seja, que vá além do conhecimento individual de cada um. Após a implementação, a empresa acompanha os responsáveis por esses processos, nos seus primeiros passos, garantindo sua execução precisa.
Qual a diferença entre PMO e Gestão de projetos
A gestão de projetos é o Project Management Office, ou PMO. Ela se caracteriza por ações que visam a organização de atividades empresariais, de forma que todos os seus integrantes atuem em conjunto.
Para estabelecer essa organização, entretanto, é preciso a aplicação de técnicas e metodologias. Por isso ela apenas pode ser feita pelo especialista da área, o já mencionado Project Management Officer.
Portanto, quanto aos termos “PMO e Gestão de Projetos” a diferença é apenas no que tange às palavras e siglas usadas, para designar as mesmas atividades.
Técnicas de Gestão de projetos
Em termos de estratégias de Gestão de Projetos (ou de Project Management Office), há várias as quais se pode aplicar. Sem delongas a respeito de cada uma, algumas são: PMBOK, Scrum, Pert, Kanban e CPM (Método de Caminho Crítico). Entretanto, cada empresa de gestão aplica aquela que melhor lhe convier e atende às suas necessidades.
Na entrevista, Robinson Sakata pontua que para a adoção de alguma técnica é preciso compreender a cultura da empresa e avaliar o time em seu conhecimento e maturidade.
Em seguida, avalia-se a necessidade da integração do projeto e o resultado que se espera com ela. Com isso em mãos, planeja-se a estratégias de projetos e de comunicação, e as técnicas que serão adotadas no projeto, que agregarão mais valor ao cliente.
ADKAR
ADKAR é uma metodologia para implantação de uma gestão de projetos (Project Management Office). Ela consiste na adaptação do processo a 5 fases:
- A: Awareness – Conscientização
- D: Desire – Desejo K
- Knowledge – Conhecimento
- A: Abillity – Capacidade
- R: Reinforcement – Reforço
Utilizando-a, é possível deixar a todos cientes da movimentação e interiorizar o desejo de mudança. Depois disso, os envolvidos devem aprender como realizá-la e aplicar o conhecimento na prática. Por fim, deve-se reforçar e fixar os métodos.
Cases de Sucesso
No ConstrueCast, Sakata foi perguntado a respeito de dois dos seus cases de sucesso, sobre os quais ele deu mais detalhes:
Primeiro Case
O primeiro foi um trabalho feito para uma multinacional, que após análise de negócios, decidiu que o estabelecimento de uma planta em São Paulo faria mais sentido para o negócio, que manter duas alugadas.
Eles adquiriram o terreno e transferiram, para empresas de gestão, a condução não apenas a construção da fábrica, como da operacionalização ao migrar de São Paulo para o novo local. Portanto, foi um projeto que englobou tanto a parte construtiva do prédio, quanto da parte da gerenciadora e do cliente.
A construção e a migração aconteceram simultaneamente, exigindo muita organização. Para alcançá-la, integrou-se a todos os cronogramas relacionados à obra: o da gerenciadora, o da construtora, o do jurídico, o do RH e o da produção.
Da Atakas foi a responsabilidade, neste projeto, de produzir a comunicação de forma integrada. Segundo Sakata, quando se tem alguém para fazer a gestão integrada entre todos os envolvidos, isso gera o sucesso do projeto. A empresa se encarregou, também da gestão de risco, bem como da comunicação com o sindicato, atuando junto às equipes globais.
O projeto demorou 2 anos para se concretizar e, dado seu tamanho, ele foi auditado, em sua gestão de projetos (Project Management Office) por uma big force de consultoria internacional. Assim, foi preciso que a Atakas comprovasse cada etapa da gestão do projeto. Por exemplo, apresentando evidências de que se estava fazendo gestão de mudanças, orçamentos, escopo e cronograma.
Segundo Case
Outro dos cases mencionados por Sakata, foi a respeito do mercado de arquitetura. Ele surgiu a partir da necessidade de aumentar o nível de maturidade da gestão de projetos da Workplace.
Para atingi-la, a empresa contou com a Atakas para o processo de Project Management Office, o que levou mais credibilidade ao processo de gestão empresarial. Dessa forma, quem fazia o report para o cliente da Workplace, era a Atakas, com visão imparcial, informando-os a respeito dos riscos, mas também do que estava sendo feito para mitigá-los.
Nesse caso, Sakata ressalta que houve uma oportunidade de elevar o conhecimento da equipe da Workplace em gestão, mediante a criação de um modelo que considerou os valores do escritório e visou a tomada mais simples de decisões, pelos gestores. Ele ressalta, ainda, que a padronização ajuda a manter a equipe em sintonia.
Continue lendo os nossos artigos para se informar sobre temas relevantes que foram debatidos no ConstrueCast!
